Mi is az a SharePoint?
A válasz nem egyszerű, hiszen hihetetlenül sokoldalú programcsomagról van szó. A következőkben megválaszoljuk ezt a kérdést!
Csoportmunka, kommunikáció
Bármivel foglalkozzon is egy cég, csaknem egészen biztos, hogy nem egyes emberek független munkájából áll, hanem az ő együttműködésük szükséges a célok eléréséhez, a haladáshoz, fejlődéshez, a feladatok megvalósításához. Ahhoz, hogy egy vállalat jól működjön, két dologra van szükség:
- Egyrészt egy architektúrára, ami a fizikai számítógépeken túl magában foglalja az operációs rendszert és egyéb, alap-szoftvereket.
- Másrészt szükség van csoportmunka-támogató eszközökre, melyek a felhasználók életét, munkáját megkönnyítve fokozzák a munkavégzés hatékonyságát. Ilyen lehet a céges fájl szerver, csoportos e-mail címek stb.
A SharePoint tehát egy csoportmunkát támogató eszköz, ha a végletekig szeretnénk leegyszerűsíteni a megfogalmazását. Segítségével nemcsak az egyéni hatékonyság, de a csapaton, vállalaton belüli kommunikáció, illetve az egységes munkavégzés hatékonysága is jelentősen növelhető.
Számos olyan újítás van benne, ami másik programokban nem elérhető.
Dokumentumkezelés
A SharePoint dokumentumtárak a file-rendszer előnyeit megtartva kiküszöbölik annak hiányosságait. Létrehozunk egy dokumentumtárat, ez gyakorlatilag a sima fájlszerverben egy mappának felel meg. Amiben több egy dokumentumtár:
- Közös szerkesztést tesz lehetővé
- Megosztás funkció
- Kifinomult verziókövetés - a régi verziók elérhetők maradnak a rendszergazda számára
- Több tartalomtípus létrehozása
Az Office kliensekkel is igen szoros integrációt valósít meg a SharePoint. Például innen nyithatunk meg közvetlenül dokumentumokat, és menthetünk is közvetlenül vissza a SharePoint-ba. Integrálhatjuk Outlook-al így közvetlenül oszthatunk ki feladatokat, naptárat és feladatlistát oszthatunk meg. Lehetőségünk van a dokumentumtárakat offline módon elérni.
Listakezelés
A SharePoint lista tulajdonképpen elemek halmaza. Mint egy Excel tábla sorai, úgy jelennek meg egymás alatt az elemek az alapértelmezett nézetben. A legfontosabb különbség azonban az, hogy míg a táblázat sorai önmagukban képviselik az üzleti értéket, a listanézetben általában csak az elemek legfontosabb tulajdonságait jelenítjük meg. A többi, részletező tulajdonság rejtve marad, csak az elem megnyitásakor megjelenő űrlapon látható. SharePoint terminológiában a listaelemek tulajdonságait oszlopnak (column) nevezzük, utalva ezzel arra, hogy a listanézetben az oszlopok reprezentálják ezeket, míg a sorokban láthatjuk az egyes elemeket. Különböző nézeteket definiálhatunk, akár publikus (mindenki ezt a nézetet nézi) akár privátot (csak én látom ebbe a nézetbe).
Alapértelmezett listatípusok: (természetesen lehetőségünk van saját listát is felvenni, teljesen egyénre szabva)
- tárak (pl. dokumentumtár)
- hirdetmény
- kapcsolattartó (contact)
- fórum
- linkek
- naptár
- feladatok, projekt feladatok
- problémakövetés
- felmérés
Blog, wiki
A blog a SharePoint-ban egy webhely sablon, amely speciális listákkal valósítja meg a blog-funkciókat. Nagyon jól alkalmazható bső céges hírek létrehozására, szerkesztésére. Nagyon könnyen lehet jogosultságot osztani, hogy kik szerkeszthetik, kik olvashatják. Sőt! Akár egy jóváhagyási láncot is alkalmazhatunk, ha moderált bejegyzéseket akarunk csak látni. Ilyenkor, ha valaki ír egy új bejegyzést, azt a kijelölt moderátorok közül előbb valakinek jóvá kell hagynia, hogy a bejegyzés megjelenhessen az összes kollégánál.
Wiki. A SharePonit egyik nagyon jó tulajdonsága a beépített tudástár. Minden funkció rendelkezésre áll, hogy a jogosult kollegák, nagyon gyorsan, pontosan, jól kereshetően tudjanak tudásbázis bejegyzéseket létrehozni, s ezáltal együttműködni, közösen építeni a vállalati tudástárat.
A Wiki egy speciális egyszintű, mappák nélküli SharePoint library, melynek elemei wiki-lapok. Ezek a lapok ASPX file-ok, melyek közvetlen URL-lel is hivatkozhatók.
Keresés
A SharePoint Server egyik központi funkciója a keresés. Ez az a funkciója, ami kiemeli a hasonló programok közül.
Kereshetünk:
- Szóösszetételre
- Létrehozóra
- SharePoint sitera
- Dokumentumtárakra
- Külső tartalomra
Munkafolyamatok (workflow)
A SharePoint munkafolyamatok egy-egy elemen futhatnak például listaelemen, vagy dokumentumon. Itt gyakorlatilag arról van szó, hogy ha megnyitunk egy új dokumentumot, hozzá ki kell tölteni egy sablont (munkafolyamatot).
A munkafolyamatokat indíthatjuk:
- manuálisan
- automatikusan, valahányszor egy új elem létrejön az adott listában/dokumentumtárban
- automatikusan, valahányszor egy elem megváltozik az adott listában/dokumentumtárban
Alert, RSS
Ha blogról vagy wikiről van szó, jogos az igény, hogy RSS-ben feliratkozhassunk a tartalmára, s automatikusan értesüljünk a legfrissebb változásokról. Hasonlóan jogos elvárás, hogy a felhasználók értesüljenek azokról a feladatokról, melyeket valamely site-on hozzájuk rendelték. RSS-t ma már az okostelefonok többsége gond nélkül tud kezelni.
A SharePoint ennél jóval tovább ment: nem csupán a blog (vagy wiki), hanem lényegében minden tartalmi változásra feliratkozhatunk RSS feeden keresztül. Minden tartalmi változásról természetesen kérhetünk e-mail értesítést is.
Üzleti adatkatalógus (Business Data Catalog)
A Business Data Catalog célja, hogy szerteágazó alkalmazásaink számára egyetlen, integrált felületet biztosítsunk, elsősorban az adatok megjelenítésére. Az üzleti adatkatalógus külső adatbázisokkal (SQL, Oracle, SAP stb.), valamint Web Service-ekkel képes együttműködni. Az adatbeolvasás és megjelenítés nagyon egyszerű, a SharePoint teljes körű támogatást nyújt.
Excel Services
Az Excel Services analógiája nagyon egyszerű: őrizzük meg az Excel előnyeit úgy, hogy közbe ne kelljen Excel-t kliens gépeken használni, hanem megnyitható legyen weben, és egyszerű legyen ezt a táblát aztán weben is publikálni, lehetőleg az "egyszerű" felhasználóknak is.
A SharePoint 2010 és az Excel Services segítségével mindez lehetséges: egyetlen személy módosíthatja az Excel táblát s rendelkezhet a közzétenni kívánt adatokról, publikálhatja azokat, stb. – mindezt kizárólag az Excel 2010 használatával, extra adatbázisok és saját fejlesztések szükségessége nélkül.
A módszer egyik nagy előnye, hogy kliensoldalon nincs szükség Excelre, így valóban egy "csupasz" böngésző segítségével is kihasználhatjuk a szolgáltatás előnyeit. Másik előnye az Excel grafikonkészítő funkcionalitásának erőssége – ez azonban még erősebb adu a kezünkben, ha külső forrásokból származó adatokat jelenítünk meg. Így tehát könnyedén rajzolhatunk pl. SQL adatokból diagramot a SharePoint oldalunkra.
Web Content Management
Napjainkban csaknem elengedhetetlen, hogy egy vállalat saját weboldallal rendelkezzen, legyen szó bármely szakterületről is. A webes tartalomkezeléssel (web content management) kapcsolatban azonban még csak keveseknek jut eszébe a SharePoint, holott a 2010 verzió már erre is tökéletesen alkalmas.
Létrehozhatunk különböző kinézetű templateket, hiszen máshogy néz ki egy sajtóközlemény, egy gazdasági beszámoló, vagy egy álláshirdetés. Ezeket a templateket kitöltve gyorsabban, és egységes felülettel lehet szerkeszteni a weblapot.
Címkék: Microsoft, csoportmunka, fájlmegosztás, tartalom megosztás, felhő
Kapcsolódó megoldások: Office365 Exchange Online, Office365 Lync Online, Microsoft Office rendszerek
Forrás: devportal.hu
